A papelaria fica numa esquina da Vila Industrial, em Campinas. Cadernos, material escolar, xerox, alguns presentes de festa. Dona Célia — nome trocado a pedido dela — abre às oito, fecha às sete, emprega mais duas pessoas no balcão. Quando me convidou para ver o “fechamento do mês”, achei que ia encontrar uma crise de vendas. Não encontrei.
O faturamento de maio foi R$ 31.840, praticamente igual ao de abril. O estoque girava. Os clientes fiéis continuavam vindo. E mesmo assim, no dia 28, a conta corrente mostrava R$ 127. “Todo mês é assim”, ela disse, abrindo uma pasta com extratos amassados. “Fecho positivo no caderno e negativo no banco.”
Lucro no papel, aperto no caixa
A confusão clássica: lucro contábil não é caixa disponível. Dona Célia anotava vendas no caderno e pagava fornecedor toda terça — prazo de sete dias com a distribuidora de material escolar. Mas recebia de escolas e empresinhas do bairro em trinta, quarenta e até sessenta dias. O dinheiro saía rápido e voltava devagar.
Somava-se a isso o cartão de crédito das compras de estoque para a volta às aulas — parcelado em seis vezes, competindo com o aluguel e o INSS das funcionárias no mesmo período do mês. Ninguém estava roubando. Era calendário.
“Eu achava que precisava vender mais. Na verdade precisava saber quando o dinheiro chegava.”
A planilha que mudou o hábito
Passamos três semanas montando uma planilha simples — sem ERP, sem mensalidade. Quatro colunas: data, descrição, entrada, saída. Separámos saídas fixas (aluguel, salários, luz), saídas variáveis (reposição) e entradas por prazo real de recebimento.
O choque veio na linha “cartão parcelado”: R$ 2.100 por mês só de parcelas de compras antigas, independentemente do que vendia na semana. Quando projetamos junho inteiro, ficou claro que entre os dias 20 e 28 sempre faltaria caixa — não por azar, por desenho.
O modelo que usamos está descrito na nossa política editorial: projeção semanal, não só mensal. PME de bairro precisa ver o buraco antes de cair nele.
Três mudanças práticas
Primeira: negociar com a distribuidora prazo de quinze dias em troca de pedido mínimo um pouco maior — ela aceitou porque o histórico de pagamento era bom. Segunda: antecipar cobrança de duas escolas com desconto de 3% para quem pagasse em quinze dias. Terceira: parar de comprar estoque “por feeling” antes das férias; passamos a pedir com base no giro dos três meses anteriores.
Nenhuma dessas decisões exigiu software caro. Exigiu sentar duas horas por semana com a planilha aberta — às terças, depois do almoço, quando a loja esvazia.
O resultado no primeiro ciclo
Em junho, pela primeira vez em oito meses, Dona Célia terminou o dia 28 com R$ 4.200 na conta. Não é fortuna. É folga para pagar o aluguel do dia 1 sem ligar para o gerente do banco. O faturamento nem subiu — o fluxo é que respirou.
Se você reconhece essa história, talvez o próximo passo seja o mesmo: não olhar só o total do mês, mas o calendário de entradas e saídas. Na matéria sobre conciliação, Rafael mostra o outro lado — quando o dinheiro até entra, mas não bate com o extrato.
